Règlement intérieur

Le présent règlement intérieur tient lieu de règles de fonctionnement de l’ED. Il est révisable en fonction des améliorations de fonctionnement proposées et /ou de l’évolution des réglementations. Il n’est modifiable qu’après avis du conseil.

Article 1 : Mode de fonctionnement de l’ED

L’ED est dirigée par son directeur et son co-directeur, assistés d’un conseil.
Les orientations stratégiques sont soumises au conseil pour débat et validation.
Les décisions courantes (autorisations d’inscription, de soutenance de thèse et d’HDR selon les modalités de chaque site, validation de jury, attribution de bourses de mobilité, en fonction de l’organisation locale etc.) sont prises par le directeur et le co-directeur.
Les signatures des documents de l’ED sont assurées par le directeur et/ou le co-directeur.

Article 2 : Mode de fonctionnement du conseil de l’ED

Le conseil se réunit, sur convocation du directeur, au moins 3 fois par an pour débattre du fonctionnement de l’ED des actions à envisager et présenter le bilan de l’année (dont le bilan financier). Des réunions supplémentaires peuvent être envisagées en cas de besoin, convoquées par le directeur ou à la demande de la moitié au moins des membres du conseil.
Les documents de travail seront envoyés aux membres du Conseil au moins 8 jours avant la séance.
Tous les membres du conseil sont convoqués aux réunions, ont le droit de participer aux débats et de faire des propositions.
Le principe du fonctionnement du conseil sera de dégager un consensus sur les décisions à prendre. Une fois le consensus dégagé, le vote a lieu.
Un quorum au moins égal à 50% du nombre des membres élus du conseil est nécessaire pour chaque vote.
En cas d’égalité de vote, la voix du directeur compte double.
Les discussions du conseil sont confidentielles. Les décisions prises sont assumées collectivement.
Étant donné le caractère par définition limité de la durée d’une thèse, les représentants des doctorants au conseil de l’ED devront être renouvelés au cours du contrat quinquennal, par l’organisation d’élection propre à chaque site.

Article 3 : Mode de sélection des projets de thèses :

Quel que soit le type de financement de la thèse, les sujets de thèse doivent être en
adéquation avec les règles générales de l’ED :
– Qualité, présenter une pertinence et une faisabilité en adéquation avec la durée d’une thèse (en rapport avec les orientations thématiques du périmètre de l’ED).
– Reconnaissance scientifique, qualité des encadrements antérieurs (durée des thèses précédemment encadrées, publications associées, devenirs des doctorants) du porteur de projet seront pris en compte
– Moyen financier mis à disposition pour le bon déroulement du projet (ANR, contrat région, européen, entreprise, ministère, récurrent, autre…)
– Taux d’encadrement des porteurs de projet (3 thèses ou 6 co-directions maximums, soit 300 % et en tenant compte également des qualités d’encadrements antérieurs des porteurs de projet).
L’un des co-directeur doit être rattaché à l’Université de Limoges ou de Poitiers.
Pour le directeur de thèse, l’HDR est nécessaire au moment du dépôt du projet (au moins 1 HDR est nécessaire par projet). La seule dérogation possible sera si le porteur du projet atteste d’une date de soutenance d’HDR au moment du dépôt du dossier (HDR autorisée à être soutenue par les rapporteurs et date de soutenance fixée).
Les co-encadrements (par un docteur d’Université non titulaire d’HDR) sont encouragés, pour permettre à ces chercheurs ou enseignants-chercheurs de se préparer en vue d’une
HDR. Le nombre de co-encadrement pour les non titulaires de l’HDR est fixé à 2. Le coencadrant est invité à signer également la charte des thèses.

Article 4 : Recrutement spécifique sur concours pour contrats doctoraux Ministère et Région :

Étape 1 : Sujets retenus mis au concours

Les sujets seront mis en ligne sur le site de l’ED et sur des sites nationaux.
Il appartient aux équipes de diffuser largement dans leurs secteurs les sujets en utilisant leurs circuits de relations.

Étape 2 : Pré-sélection des candidats pour le concours

Tous les étudiants ayant un Master 2 ou équivalent dans les domaines concernés peuvent postuler.
Le porteur de projet, après entretien avec les candidats, retient au minimum 2 candidats et maximum 3 pour le concours, et transmet ses choix au collège doctoral de l’ED. En l’absence de candidat, le financement sera remis à disposition de l’école doctorale.
Les candidats pré sélectionnés envoient leur dossier de candidature au collège doctoral de l’ED.
Le dossier de candidature de l’étudiant sera ainsi constitué :

– Un CV détaillé
– Une lettre de motivation
– Un projet professionnel
– Les relevés de notes et classements en L3, M1 et M2
– Au moins une lettre de recommandation

Le bureau de l’ED examine la recevabilité des candidatures : dossier complet, formation en adéquation avec le sujet.
Les candidats peuvent postuler à plusieurs sujets.

Étape 3 : Organisation du concours (sélection définitive des candidats)

Les candidats présélectionnés se présentent à l’oral.
Deux sous-jurys seront formés en fonction du nombre de candidats. Ces deux sous-jurys sont composés des membres du conseil.
Des membres extérieurs au conseil peuvent être invités dans chacun de ces sous-jurys, après proposition des membres du conseil et acceptation par la direction, à concurrence de 5 invités par sous-jury. Le porteur du projet est convié aux auditions sans pour autant prendre la parole en présence du candidat.
Les candidats présentent en une vingtaine de minutes (1) leur CV ; (2) leurs travaux de M2 ; (3) le projet, en mettant l’accent sur l’adéquation de leurs compétences avec le projet et (4) une question pédagogique (posée une semaine avant l’entretien). Ils répondent ensuite pendant une quinzaine vingtaine de minutes aux questions posées par le jury (y compris questions de culture scientifique générale).
Chaque membre du jury évalue l’oral de l’étudiant selon des critères pré-établis (qualité de l’expression orale, maîtrise du sujet, la pertinence des réponses aux questions, adéquation profil-projet). Seuls les membres présents peuvent noter les candidats, aucune procuration n’est possible. Le jury tiendra également compte dans son évaluation de la qualité du dossier universitaire (M1 et M2). Cette évaluation doit permettre d’établir un classement des candidats.Les premiers candidats, à concurrence du nombre d’allocations disponibles, seront les
titulaires des allocations.
Une liste complémentaire sera constituée en cas de désistements. Si deux candidats sur le même sujet sont classés dans la liste principale, le second est classé dans la liste complémentaire. Lorsque deux candidats sur le même sujet sont classés, l’un sur la liste principale, l’autre sur la liste complémentaire, le second ne pourra avoir droit à obtenir le financement que si le premier se désiste.

Article 5 : Mode de sélection des doctorants pour les contrats obtenus par les encadrants (hors contrats doctoraux Ministère et Région)

Dans le cas des thèses financées sur contrat (ANR, fondations, entreprises, etc.) ou les collectivités territoriales, la sélection des candidats n’entrera pas dans le cadre du concours général décrit ci dessus.

Dans le cas où une société privée présélectionne un seul candidat (dans le cadre d’une CIFRE, par exemple), l’ED se réserve le droit de l’auditionner en présence d’un des membres du conseil extérieur à l’équipe du porteur de projet.

Article 6 : Durée de la thèse

La durée des thèses est fixée à 36 mois, à temps plein, sur recommandation expresse de l’HCERES et du Ministère. Des dérogations peuvent être accordées pour une inscription en quatrième, cinquième et sixième année de thèse, selon les critères suivants : prolongation exceptionnellement justifiée, après recommandation explicite du comité de suivi, et sous réserve qu’un financement soit associé à la période de prolongation ou d’une activité salariée.

Article 7 : 1ère inscription en doctorat et prérequis

Le doctorant et le directeur de thèse signent en première année la charte des thèses qui définit les droits et devoirs de chacune des parties. Elle est complétée par un règlement intérieur qui prévoir les points suivants :

Pour être inscrit en doctorat, le candidat doit :

Avoir obtenu un master ou un diplôme reconnu équivalent,
Justifier de ressources financières suffisantes pour la durée de préparation de la thèse : le seuil minimum est fixé à 1 100 euros par mois à partir de l’année universitaire 2018/19. Les candidats recevant un financement d’un pays étranger doivent disposer de ce montant mensuel durant leur séjour en France. Pas de thèse non financée.
Quel que soit le mode de financement lié à la thèse ou que le doctorant ait une activité salariée, un projet de thèse, de 6 pages maximum – bibliographie incluse, sera déposé lors de la première inscription. Il détaille le contexte scientifique, la(les) question(s) posée(s), la stratégie de recherche (accessibilité du « matériel » d’étude, méthodologie et faisabilité dans l’environnement scientifique de l’unité, en particulier s’il nécessite la validation de nouvelles méthodologies ou de matériels d’étude non disponibles dans l’unité de recherche, ou, s’il s’agit d’un projet de recherche clinique, des possibilités de recrutement et la puissance de l’étude), les résultats escomptés et le calendrier proposé. Ce projet servira de base pour la constitution du comité de suivi individuel défini ci-dessous.
L’autorisation d’inscription nécessite l’avis favorable du directeur de thèse (ou des deux codirecteurs), du directeur du laboratoire et du directeur de l’ED. Elle est prononcée par le responsable de l’établissement auprès duquel est prise l’inscription.

Article 8 : Réinscriptions – Comité de Suivi Individuel – Dérogations

La réinscription en thèse est obligatoire en début d’année universitaire et régie par les modalités propres à chaque établissement.

Le Comité de Suivi Individuel (CSI) est chargé de concilier le respect des délais de préparation de la thèse et la mission de formation des doctorants et de préparation à leur insertion professionnelle. Les objectifs de ce comité, nommé par l’ED seront de contribuer au suivi du travail de recherche du doctorant, de conseiller le doctorant sur son projet professionnel ou les moyens d’y parvenir (formations) ainsi que de son insertion dans le laboratoire. En cas de difficultés techniques ou relationnelles, le CSI jouera un rôle de médiation ou d’alerte de l’École Doctorale.
Le CSI comprendra au moins deux personnalités scientifiques extérieures à l’UR (laboratoire), et se réunira au moins deux fois (au moins une fois pour les co-tutelles
internationales) : à la fin de la première année, à la fin de la deuxième année de thèse préparée à temps plein et chaque année après la 3ème année. Un compte rendu de la réunion doit être produit à l’issu de la réunion, compte rendu qui sera envoyé au doctorant et ses encadrants.
Toute demande de prolongation de la durée de thèse préparée à temps plein devra être remise au collège doctoral de l’ED courant septembre. Ces prolongations dérogatoires doivent conserver un caractère exceptionnel, en dehors des cas explicitement mentionnés dans la charte des thèses ou le contrat doctoral, ou en cas de co-tutelle internationale, et ne sont pas nécessairement d’une durée de 12 mois. Les demandes de prolongations doivent être accompagnées d’un bilan du projet, d’informations sur les modalités de financement prévues et d’un rétroplanning jusqu’à la soutenance. Le Conseil de l’ED appréciera en fonction des arguments développés s’il est possible d’envisager une dérogation et transmettra alors la demande à l’Université.

Article 9 : Soutenance

Pour être autorisé à soutenir :
– Les 90 heures de formations obligatoires doivent être validées dont une communication orale ou affichée de ses travaux dans un congrès international (une dérogation est possible pour les doctorants ayant une activité professionnelle qui doit être demandée dès le début de la thèse) ainsi que les heures de formations à l’éthique de la recherche et à l’intégrité scientifique.
– Pour les thèses réalisées en 36 mois, il faut au moins une publication acceptée ou en révision mineure (une copie de la publication ou les commentaires de la révision devront être fournies lors de la demande de soutenance). En cas de publication soumise, la demande d’autorisation de soutenir sera instruite par le Conseil de l’ED après désignation d’un rapporteur externe qui jugera de la qualité du travail fourni.

La publication doit être signée en 1er auteur ou 1er co-auteur, tirée du travail de thèse, dans une revue internationale à comité de lecture, ou un brevet.
– Pour les thèses soutenues après dérogation en 4 ans et au-delà, il faut une publication originale publiée et signée en 1er auteur ou 1er co-auteur, tirée du travail de thèse, dans une revue internationale à comité de lecture, ou un brevet.

En cas de soutenance sur dépôt de brevet, une demande de dérogation sur la recevabilité scientifique devra être déposée et discutée en Conseil de l’ED.

Obligatoirement 2 mois avant la date définie de soutenance de la thèse, le Directeur de thèse doit adresser au Président de l’établissement sous couvert du Directeur de l’ED la demande de soutenance de thèse en proposant le jury composé de 2 rapporteurs (titulaires de l’HDR ou équivalent), d’examinateurs et du(des) directeur(s) et co-directeur(s).
L’autorisation de soutenir, la nomination des rapporteurs et du jury de thèse sont prononcées par le responsable de l’établissement sur proposition du directeur de l’ED, après avis du Directeur de Thèse et du Directeur de l’UR (laboratoire).
En cas de difficulté particulière ou de désaccord, une procédure de médiation telle que définie par la Charte des Thèses pourra être déclenchée.

Article 10 : Le médiateur

Dans le but de résoudre d’éventuels litiges entre doctorant et encadrants, deux médiateurs (1 chercheur et 1 doctorant) sont nommés, au sein du conseil, par le conseil de l’école doctorale. Leur
rôle est de tenter de désamorcer les conflits à leur source, puis d’en référer au comité de direction. En cas de litige grave et persistant, ne pouvant être réglé à l’amiable par les médiateurs, le directeur de l’ED prendra le relais avant une médiation universitaire si aucune solution interne à l’ED n’est trouvée.