Modalités de soutenance à l’Université de Poitiers



ATTENTION avant de lancer la procédure de soutenance, il convient en cas de rédaction en anglais, de faire une demande de dérogation un an avant la date de soutenance via le formulaire.

La demande de rédaction en anglais est une dérogation qui est validée par le Président de l’Université, le formulaire simplifie la démarche mais pas la demande qui doit être motivée et justifiée. Le texte officiel du code de l’éducation, art 11 de la loi du 4 Aout 1994 précise bien que la rédaction de thèse doit être rédigée en français. Ce n’est donc pas un choix mais une exception.


Soutenance en présentiel

Les soutenances de thèses et d’HDR se feront dorénavant en présentiel. Toutefois, en application de l’Article 2 de l’Arrêté du 27 octobre 2020, les soutenances en hybride peuvent être autorisées par la Présidente de l’Université sous certaines conditions : – pour les soutenances de thèses : sur proposition argumentée du directeur de thèse et après avis du directeur de l’école doctorale, accompagnée du document suivant Formulaire de demande pour soutenance à distance UP. La présence sur site du doctorant, du directeur de thèse et du président de jury est requise.

  • La mise en œuvre au sein de l’université de Poitiers: Il est conseillé de réserver une salle de visioconférence dûment équipée au sein de la composante de rattachement ou de l’unité de recherche.

Dans le respect de l’ensemble des gestes barrières et règles sanitaires (distanciation sociale, port du masque par toutes et tous, présence de SHA). Il est à noter que les déplacements inter-régionaux (Président, candidat, etc.) sont autorisés pour de telles circonstances, avec justificatif (convocation) de déplacement (émis par la direction du laboratoire) et titre d’identité. Présence dans la salle de soutenance (Une salle dédiée, en composante, est réservée pour cette soutenance.) : La ou le candidat, la ou le président du jury et les directrices-teurs et encadrant(e)s, les membres du jury. Présence en visio conférence : membres du jury ainsi que des participants et membres de la famille qui le souhaitent.


Veuillez trouver ci-dessous un tableau récapitulatif de la procédure de soutenance. Il est toutefois important de lire l’intégralité de la procédure pour prendre en compte toutes les informations nécessaires au bon déroulement.

QUAND ? QUI ? QUOI ? A QUI ?
8 semaines avant la date de soutenance Le directeur de thèse Envoie par mail :

  • CV du doctorant
  • CV des rapporteurs
  • Résumé anglais et français (4 000 caractères espaces compris)
  • Proposition du jury
  • Autorisation de soutenance
Au secrétariat de l’ED, au service scolarité de rattachement et au Président de CES
6 semaines avant la date de soutenance Le doctorant Envoie le manuscrit Aux rapporteurs et membres du jury
6 semaines avant la date de soutenance Le doctorant Envoie par mail :

  • Manuscrit PDF
  • Manuscrit natif en .zip ou .doc (ATTENTION inclure le résumé étendu en français de 3 pages par chapitre pour toute demande de rédaction en anglais)
  • Engagement du doctorant
  • Page de garde unique
Au secrétariat de l’ED
3 semaines avant la date de soutenance Le doctorant Envoie par mail :

  • Formulaire de soutenance de thèse
  • Quitus délivré par la BU
Au service scolarité de rattachement

 

I – 8 semaines avant la soutenance : première étape de la procédure de soutenance. Désignation des rapporteurs et des membres du jury de thèse.

Articles 18 et 19 de l’Arrêté du 25 mai 2016 : Le chef d’établissement désigne :

  • les rapporteurs sur proposition du Directeur de l’Ecole Doctorale après avis du directeur de thèse
  • les membres du jury de thèses après avis du Directeur de l’Ecole Doctorale et du directeur de thèse

Pour cela le Directeur de thèse télécharge les documents :  Proposition de jury de soutenance SIMME et Autorisation-de-soutenance-SIMME. Il les remplit, les signe et les fait signer par le Directeur du laboratoire. Il les dépose par mail au secrétariat de l’ED SIMME : Alicia Lecesve, , Bâtiment SP2MI Futuroscope.

Il en fait également copie et les adresse par mail :

Cette demande est accompagnée des documents suivants :

  • CV actualisé et détaillé du candidat
  • résumés en français et en anglais (4 000 caractères maximum, espaces compris) avec les mots clés en format WORD

L’Ecole Doctorale traite la demande, attend l’avis du Président de la CES sur les membres du jury et les rapporteurs et transmet le dossier à la scolarité compétente avec l’avis du Directeur sur :

  • les rapporteurs et les membres du jury
  • l’autorisation à soutenir la thèse du candidat.

La composante décide ensuite de donner (ou pas) son accord sur les rapporteurs et les membres du jury. Elle en informe le Directeur de thèse et le Directeur de l’Ecole Doctorale. L’accord de la composante (donc celui de l’établissement) sur l’autorisation à soutenir devra attendre la troisième étape.

II – 6 semaines avant la soutenance : deuxième étape de la procédure de soutenance. Dépôt des manuscrits

Format PDF A du mémoire de thèse : Pour vous assurer que votre fichier est au format PDF A, vous pouvez utiliser l’application FACILE (http://facile.cines.fr/) mise en place par le CINES. Si le test du fichier n’est pas valide, il sera refusé pour l’archivage au niveau national. (Sélectionner le format « pdf » dans le premier menu puis indiquer l’emplacement du fichier PDF sur votre ordinateur).
Taille du fichier PDF A du mémoire de thèse : La taille du fichier PDF A pour le passage au logiciel antiplagiat ne peut excéder 20MO. Si votre fichier dépasse cette taille, vous devez procéder à son « découpage » en 2 ou plusieurs parties : http://www.splitpdf.com/

L’école doctorale soumet le fichier électronique de la thèse au logiciel anti plagiat Compilatio. Le résultat de l’analyse du manuscrit est envoyé au Directeur de thèse pour avis.
La bibliothèque contacte le doctorant pour prendre rendez-vous afin de compléter le bordereau électronique comprenant la liste des mots clés et l’indexation pour le référencement de sa thèse et l’obtention du quitus régularisant son compte de lecteur à la bibliothèque.

III – 3 semaines avant la soutenance. Troisième étape de la procédure de soutenance. Accord pour autorisation de soutenance.
Le doctorant envoie, par mail ou par courrier, au service des études doctorales de l’UFR SFA ou de l’ENSI :

  • L’imprimé Soutenance these qui précise la date, le lieu et l’heure de la soutenance.
  • Le quitus délivré par la bibliothèque pour cela merci de contacter Isabelle Pillot au Futuroscope (présente les lundis, jeudis et vendredis) en appelant le 05.49.49.74.21 et à la BU Sciences campus (présente les mardis et mercredis) au 05.49.36.62.58.

Vous trouverez ci-dessous un document mis à jour rappelant la démarche à suivre par les doctorant·e·s pour l’élaboration des mots-clés.

Rappel_procédure_mots-clés

L’autorisation de soutenance sera alors donnée au candidat après accord du Directeur de thèse sur la conformité du manuscrit aux règles anti plagiat et retour positif des rapporteurs.

IV – Le jour de la soutenance
Le Docteur signe l’Autorisation de diffusion de la thèse sur internet.

V – Après la soutenance

Le rapport, établi après la soutenance de la thèse par le Président du Jury et signé par l’ensemble des membres, est remis au service des études doctorale de l’UFR SFA ou de l’ENSI, ainsi que le procès verbal mentionnant les résultats de la soutenance. Ce dernier document doit aussi être signé par tous les membres du Jury et doit mentionner le nom du Président.
Le diplôme officiel est disponible quelques jours après la soutenance, après réception du procès-verbal de soutenance.

Il n’y a pas de soutenance entre le 14 Juillet et le 1er Septembre (sauf dérogation très exceptionnelle pour la 2ème quinzaine de Juillet).

Le docteur doit remettre la version définitive de la thèse sous format électronique au service des études doctorales de l’UFR SFA ou de l’ENSI.

  • En cas de corrections mineures (faute d’orthographe, coquilles, oublis de références, absence d’index…), la version définitive, validée par le Directeur de thèse, devra être envoyée dans les trois mois qui suivent la soutenance. Si les corrections ne sont pas effectuées dans un délai de 3 mois, la thèse est diffusée dans sa version avant soutenance.
  • En cas de corrections demandées par le jury de soutenance, la version définitive, validée par le le Président du jury, devra être envoyée dans les trois mois qui suivent la soutenance.  Si les corrections ne sont pas effectuées dans un délai de 3 mois, la thèse ne sera pas diffusée électroniquement par l’établissement.

Les Docteurs s’engagent à communiquer à leur école doctorale de rattachement leur adresse après la soutenance et leur insertion professionnelle durant 5 années. Chaque école doctorale doit connaître l’insertion professionnelle de ses docteurs et doit rendre compte chaque année au ministère en renseignant des enquêtes.

Les « invités »
La notion d’invité n’apparaît pas dans l’article sur la composition du jury de l’arrêté du 7 Août 2006.
Les laboratoires peuvent néanmoins inviter des collègues à la soutenance de thèse. Ils pourront participer aux échanges avec le candidat, si le Président du jury les y invite. Ils ne délibèreront pas avec le jury et ne signeront aucun document officiel. Leurs noms ne figureront pas sur la couverture, ils pourront cependant être mentionnés dans les remerciements.

Direction de l'École Doctorale SIMME
ENSMA - Téléport 2 - 1 av. Clément Ader
BP 40109
86961 Futuroscope Chasseneuil Cedex
ED SIMME