Dans les deux cas, les conventions doivent être rédigées le plus tôt possible : la discussion avec l’Ecole Doctorale sur la rédaction des conventions doit avoir lieu dès le début de la thèse, sous peine de refus. Les conventions rédigées sont remises à l’Ecole Doctorale qui fera suivre les documents aux instances compétentes. Des modèles-types de convention sont proposés ci-dessous, à adapter à chaque situation particulière.